Статья об инвентаризации для собственников или введение в инвентаризацию

Мечта каждого собственника иметь качественный, эффективный контроль и учет своего бизнеса. В этом плане инвентаризации нет равных. Это предельно конкретная процедура, только результаты инвентаризации дают точные данные о наличии имущества или его отсутствии и местонахождении. Качественно, грамотно проведенная инвентаризация – это показатель солидности собственников бизнеса и руководителей организаций. Данной процедуре посвящены множество публикаций– это рефераты, научные пособия и различного рода методички. Есть статьи узкой направленности, например «Инвентаризация товара при транспортировке», а что представляет собой инвентаризация  как процедура, каковы ее функции и значение, как она реально работает – на эти темы статьи бывают редко. В данной статье независимая инвентаризация описана не только с точки зрения требований законодательства, но и  как бизнес-процесс в целом. Статья рассчитана на заинтересованных лиц и тех, кто хочет подробнее познакомиться с данной тематикой.

 

Вступление

Сегодня инвентаризация – самая массовая услуга, и она занимает достойное место в бизнес-процессах. Инвентаризация имеет свои особенности. Согласно Федеральному закону от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» все организации без исключения обязаны ее проводить. Но в большинстве случаев, особенно в организациях малого бизнеса, она проводится формально. В большей степени в ней заинтересован собственник, потому что инвентаризация – одна из самых эффективных процедур по учету и контролю имущества, финансовых и нематериальных активов бизнеса.

1.1. Цели инвентаризации: узнать реальное состояние имущества

Когда результаты в корзину, а деньги – на ветер. Главная причина инвентаризации. Формально потребовали – формально выполнили. В данном случае не было воровства. Расследование показало… Когда молчание – золото.

Инвентаризация – это проверка наличия имущества организации и состояния ее финансовых обязательств на определенную дату путем сличения фактических данных с данными бухгалтерского учета. Инвентаризация должна проводиться, и ее результаты оформляться со строгим соблюдением требований закона, ввиду их значимых последствий. Если их не соблюсти, то результаты инвентаризации можно выкинуть в корзину, а деньги, считайте, на ветер.

Главная причина проведения инвентаризации – это не законопослушность руководителей и собственников бизнеса, а их серьезное отношение к своему делу, понимание, что в их организациях должен быть реальный и эффективный контроль и учет. Инвентаризация, как и аудит, проводится, когда собственнику есть что терять. Если даже организация не попадает под обязательный аудит, но его проводит, то, как правило, и инвентаризация в таких случаях проводится тоже не формально, а для выявления фактического наличия имущества и обязательств. И за это собственник готов заплатить. Особенно когда есть серьезные основания полагать, что в организации имеют место злоупотребления.

Но не все собственники проводят инвентаризацию. Некоторые царствуют, а не правят. Они не понимают ее значения и функций, для них инвентаризация – это потерянные время и деньги. Но есть организации, где наемный персонал уделяет большее внимание сохранению имущества, его учету и контролю, чем сам собственник.

Впрочем, за деньги, потраченные на инвентаризацию, собственник получает не только данные о наличии имущества, но и дисциплину персонала. Какими бы честными ни были сотрудники организации, но если они видят, что за имуществом нет контроля, то жди воровства и бесхозяйственного отношения, причем убытки от бесхозяйственности будут значительно больше.

Если спросить бухгалтера, зачем нужна годовая инвентаризация, скорее всего, он ответит: «чтобы подтвердить данные бухучета». Положено по закону – надо выполнять. Но формальное требование и формально выполнить можно: нужен документ – вот вам документ со всеми необходимыми печатями. Это примерно как с обязательным аудитом – можно заключить договор с квалифицированными аудиторами, с имеющей авторитет аудиторской фирмой, а можно в разы, а то и в десятки раз дешевле купить заключение у недобросовестных аудиторов. С точки зрения требований закона, результат одинаков – есть документ с необходимыми подписями и печатями. «Нарисованные» результаты инвентаризации по учетным данным не создадут проблем работникам бухгалтерии. А собственнику, интересам организации?

Что дает собственникам бизнеса и руководителям инвентаризация:
1. Самое главное – выявляет фактическое наличие имущества и обязательств организации.
2. Дисциплинирует сотрудников и материально-ответственных лиц в частности, если она проводится регулярно и неформально.
3. Результаты по инвентаризации являются основанием для принятия логистических, управленческих решений и кадровых перестановок.
4. Своевременно позволяет выявлять злоупотребления в организациях, выполняет профилактические функции.
5. Выявляет наличие или отсутствие договоров с материально-ответственными лицами.
6. Иногда заказчик ставит задачи, которые напрямую не относятся к инвентаризации. Отразить состояние имущества (в рабочем оно состоянии или в состоянии металлолома) и выявить, находится ли инвентаризируемое имущество в эксплуатации.

Из нашей практики:
На металлургическом заводе служба качества зафиксировала увеличившийся процент брака металла, отклонения по химическому составу. Технологи установили, что в плавку не докладывают металлизированных окатышей. Специалисты в цехе утверждали, что они закончились, хотя по данным учета должны быть. Их поставляют вагонами и хранят на открытой площадке, по виду они напоминают керамзит. Расследование службы безопасности показало, что часть окатышей была использована на отсыпку дороги на территории завода (надо было засыпать ямы, а тут целая гора каких-то камешков!), при разгрузке шли потери у железнодорожных путей (подумаешь, просыпалось – тут же целый вагон!). За годы эти потери накопились, и учет уже не отражал реальность даже приблизительно, так что страховой запас окатышей, указанный в учетных данных, в реальности отсутствовал. В данном случае не было воровства, только бесхозяйственность и отсутствие инвентаризаций данного материала.

В этом примере недостача возникла по причине бесхозяйственности – данный материал не имело смысла воровать. В торговле все серьезнее, там большинство недостач связано с воровством – сами товары представляют интерес, их воруют как для собственного потребления, так и для продажи. Поэтому в торговых организациях инвентаризация проводится чаще, в некоторых – ежемесячно.

Из нашей практики:
Машиностроительное предприятие, склад инструмента. Причина инвентаризации: в городе всего одна организация – поставщик специфических фрез, к представителю поставщика поступило предложение купить по заниженной цене несколько этих фрез. Представитель знал, что такие фрезы в городе заказывает только один завод, и для сохранения хороших отношений он известил его руководство о возможных хищениях. Служба безопасности установила, что хищением фрез занимался кладовщик (задержан с поличным на проходной). Инвентаризация выявила и другие недостачи на этом складе.

В последнее время наметилась тенденция к росту количества инвентаризаций в сельскохозяйственных, строительных и геологоразведочных организациях, в государственных и муниципальных учреждениях, причем для этого чаще стали привлекать фирмы, специализирующиеся на проведении независимой инвентаризации.
Дежурная ситуация - при инвентаризации выявлены излишки.

Из нашей практики:
Принято считать, что поставщик не только не докладывает продукцию в коробки, ящики, контейнеры, вагоны, нередко перекладывают, кладут больше, чем положено. При обнаружении некомплекта продукции составляется акт. Здесь все просто и понятно. А когда товара больше, то об этом обычно умалчивают. Один такой «молчун» за год, действуя по принципу «молчание – золото», умолчал неучтенной продукции на 4,5 млн. рублей и купил себе автомобиль, чем и привлек к себе внимание службы безопасности организации.

Впрочем, не всегда недостачи и излишки объясняются преступными намерениями персонала, особенно на производстве. Об этом мы поговорим чуть позже.

1.2. Сначала был договор!
Все начинается с договора. Переговорный процесс. Размер бизнеса имеет значение.

Любое официальное сотрудничество организаций начинается с договора, в том числе и по инвентаризации. Для его заключения особое значение имеет переговорный процесс. В организациях, относящихся к малому бизнесу, где руководители, как правило, являются и собственниками, особых проблем не возникает: быстро и оперативно с ними договариваемся о сроках, стоимости, времени и других условиях проведения инвентаризации. Иначе дело обстоит с крупными компаниями: банками, торговыми сетями и им подобными. Переговоры, переписку в таких организациях 100 % ведет наемный персонал. Свои обязанности они обычно выполняют формально. Выбор инвентаризатора для них – не всегда основной вид деятельности, а дополнительная нагрузка. Это сказывается на качестве и эффективности выбора фирмы-инвентаризатора. Переговорный процесс может идти несколько месяцев. За это время специалисты могут уйти в отпуск, заболеть, перейти на другую должность или просто уволиться. Переговорный процесс подразумевает различного рода согласования, что сказывается на его эффективности и длительности.

Поэтому, когда к нам обращаются такие солидные организации, как «Ситибанк», «Сбербанк», «Мособлбанк», «Х5 Retail Group», переговоры длятся долго, и с представителями компаний сложно найти общий язык.

При заключении договора неотъемлемой частью должно быть техническое задание, где конкретно должны быть прописаны объекты инвентаризации, условия работы, а также указано, в каком виде должны быть оформлены результаты. На практике заказчик техническое задание дает редко. Это приводит к тому, что при сдаче результатов исполнителю и заказчику трудно найти взаимопонимание – слишком разное у них видение ситуации. Поэтому не редкость, когда подписывается дополнительное соглашение к договору с уточняющими данными.

1.3. Ценообразование, стоимость инвентаризации
Решающий фактор. Демпинг. О качестве не думают. Главное – заработать.
Решающим фактором при выборе фирмы-инвентаризатора в большинстве случаев является стоимость договора. Сегодня в услуговом бизнесе две проблемы: демпинг и кадровый голод. Заказчик обычно выбирает ту фирму, которая предложит меньшую стоимость. О качестве, к сожалению, задумываются нечасто. Демпингующие инвентаризаторы живут по принципу «Главное – заработать сегодня». Логика таких инвентаризаторов проста: они понимают, что в следующий раз с ними, возможно, не заключат договор. Поэтому качеством работы они себя не утруждают. Чтобы получить хотя бы минимальную прибыль при демпинговых ценах, они привлекают низкоквалифицированных исполнителей, не обладающих необходимыми профессиональными навыками. Но не все инвентаризаторы так поступают.

Из нашей практики:
К нам обратились из отделения крупного банка на Дальнем Востоке, которое охватывает Сахалин, Приморский край, Амурскую область, Еврейскую автономную область, Хабаровский край, с предложением провести инвентаризацию. Качество работы предыдущих инвентаризаторов их не устроило. Что было не так? Они выезжали в отдаленные населенные пункты всего на два-три часа! Сумма их договора составила 450 тысяч рублей. Моя оценка ситуации: исполнитель сделал вид, что выполнил работу, а заказчик эту видимость оплатил. По тем данным, которые банк нам предоставил о количестве отделений банков с учетом их разбросанности по территории, ориентировочная стоимость договора по нашей оценке должна была составлять от 9 до 11 миллионов рублей и длиться не менее двух месяцев. Сумму договора мы не завышали. Она, возможно, могла быть скорректирована в меньшую сторону, если бы мы имели более полную информацию.

Важный момент. Когда заказчик ищет в интернете потенциальную фирму-инвентаризатора, он соответственно ищет и стоимость услуги. Но редко на сайтах этих фирм указана расценка за услугу (прайс-лист). В лучшем случае вам предложат позвонить специалисту (если хватит времени и терпения дозвониться) или посчитать ориентировочную стоимость на онлайн-калькуляторе. Но это не будет точной стоимостью. На сайте нашей фирмы ООО МАКФ «Аудитэкоконс» имеется прайс-лист со стоимостью 1 человеко-дня. Но мы понимаем, что заказчика в конечном итоге интересует не стоимость человеко-дня, человеко-часа или другие критерии, а конкретная стоимость договора, так как его бюджет выражается не в вышеперечисленных критериях, а в денежном эквиваленте. Учитывая это, на сайте нашей фирмы размещена анкета. На основании сведений, указанных в ней заказчиком, можно достаточно точно определить стоимость услуги по инвентаризации. Но практика показывает, что самый эффективный вариант определения стоимости – это осмотр объекта инвентаризации нашими специалистами. К сожалению, это не всегда возможно.

1.4. О конфиденциальности
Информация стоит дорого. О проблемах никто не должен знать. Репутация – это актив. Соглашение о конфиденциальности.

Не менее существенным для заказчика при заключении договора является конфиденциальность. Иногда она даже важнее стоимости. Собственник и руководство организации крайне заинтересованы, чтобы не было утечки информации, тем более, которая может негативно сказаться на репутации организации, ее деятельности. Их мотивацию можно понять: они заинтересованы в том, чтобы меньше знали о проблемах его бизнеса. Если в организации пропало или постоянно пропадает какое-то имущество, кредитное учреждение на этом основании может не выдать кредит. Их репутация может пострадать. А репутация в бизнесе – это тоже актив, и не следует его обесценивать. Это одна из причин, по которой заказчик так тщательно выбирает фирму-инвентаризатора.
Прежде чем вести переговоры, часто подписывается соглашение о конфиденциальности (неразглашении).

1.5. Сдача результатов инвентаризации
Малый бизнес – важна суть. Все вопросы по делу. Проблемы крупных организаций. Дежурные возражения сотрудников заказчика.

В организациях малого бизнеса сдача результатов инвентаризации проходит достаточно легко и быстро, как и заключение договора. Здесь руководителям важна суть, работа инвентаризаторов им в помощь. Это контроль и учет за их бизнесом, и они лично принимают работу. Все возникающие вопросы – конкретные и по делу. На крупных предприятиях ситуация иная: легче провести инвентаризацию, чем сдать ее результаты. Результаты принимает наемный персонал (материально-ответственные лица и работники бухгалтерии), и результаты их почти всегда не устраивают. Устроило бы только одно: если результаты инвентаризации близки с данными их бухгалтерского учета. Если даже инвентаризаторы будут пьяными, работать по полдня, а по окончанию работы выносить со склада по ящику продукции, об этом даже никто не заикнется, если результаты инвентаризации совпадут с данными начальников складов и работников бухгалтерского учета.

Дежурные возражения сотрудников организации Заказчика при принятии результатов инвентаризации:
- вы не посчитали определенный товар либо посчитали его несколько раз;
- укажите более детально признаки инвентаризируемой продукции или товара, например, какого цвета носки, какие на них узоры, толщина резинки, состав материала, размер, хотя при этом на складе всего одни мужские носки черного цвета. И аналогичных причин – тысячи.

В конечном итоге все эти уточняющие критерии – уловки, сводятся к дискредитации инвентаризаторов в глазах руководства и собственников организации, найти причины, что инвентаризация проведена некачественно, результаты недостоверны, а самые точные данные – это данные их бухгалтерского учета. Некоторые инвентаризаторы в конечном итоге, чтобы получить деньги за выполненную работу, соглашаются с подобными доводами и указывают те данные, которые устраивают бухгалтеров и заведующих складов. Особенно, когда сумма договора на инвентаризацию демпинговая.

1.6. Кто проводит инвентаризацию: свои или варяги?
Варианты проведения инвентаризации. Принципы выбора. Когда лучше своими сотрудниками? Почему при наличии собственных инвентаризаторов организации привлекают независимые фирмы? Кто поедет на Колыму?
Итак, решение о проведении инвентаризации принято. Кто ее будет проводить? Возможны четыре варианта:

1. Инвентаризация проводится силами сотрудников самих организаций. Например, работниками бухгалтерии, заведующими складов и другими.

2. На крупных предприятиях и в холдингах нередко создаются специальные группы, отделы, которые занимаются вопросами организации и проведения инвентаризации. Это может быть функцией службы внутреннего аудита или службы экономической безопасности. Часто такие подразделения входят в головную фирму холдинга и инвентаризируют все дочерние организации.

3.Привлекаются внешние независимые инвентаризаторы – специализированные фирмы. Редкий случай – приглашаются физические лица.

4. Смешанный вариант, когда в комиссию по инвентаризации включают сотрудников фирм – специализированных организаций по проведению независимой инвентаризации, и иногда один из них возглавляет эту комиссию.

Для выбора инвентаризаторов есть критерии, прежде всего – экономическая целесообразность. В чем преимущества для организации при проведении инвентаризации своими сотрудниками? Это дешевле, к тому же свои сотрудники знают специфику организации, например, закупается одна и та же продукция у нескольких поставщиков, но она имеет разные названия и маркировку и может находиться на одном складе. В таких случаях внешним инвентаризаторам, не зная ситуацию изнутри, сложно разобраться и провести ее быстро и качественно. Тогда целесообразнее привлечь к инвентаризации своих сотрудников. Но есть и минусы этого варианта. Как правило в состав комиссии по инвентаризации включаются некомпетентные сотрудники – представители профкома, уборщицы, охранники, одним словом, не имеющие опыта и знаний, что сказывается на качестве результатов инвентаризации. А самое главное они никак не заинтересованы, не мотивированы в качественном проведении инвентаризации. Еще опаснее, когда материально ответственные лица, в том числе заведующие складами, не обладают специальными знаниями и опытом, например, не разбираются в запасных частях или другой специфической продукции. Этим часто пользуются злоумышленники.

Из нашей практики:
Металлургическое предприятие производит литье под заказ малыми партиями или вообще в единичном экземпляре. Для проведения инвентаризации незавершенного производства или готовой продукции в инвентаризационную комиссию обязательно включаются один-два металлурга-технолога, чтобы идентифицировать продукцию по чертежам. И даже в этом случае при каждой инвентаризации остаются неопознанными несколько отливок – остатки от старых заказов, неликвиды. В данном случае полностью передать проведение инвентаризации сторонней специализированной фирме невозможно.

С другой стороны, руководство организаций не всегда может положиться на добросовестность своих сотрудников, особенно если есть подозрения в хищении. В некоторых случаях имеет смысл предположить сговор сотрудников, так что при инвентаризации своими силами получится, что они инвентаризируют сами себя. Даже если сговора нет, всегда есть человеческие отношения, и зачем их портить? Для объективности (нет сговора и даже нет личных отношений) крайне желательно, чтобы инвентаризацию проводили или, по крайней мере, руководили ею сторонние люди. А это значит, либо специализированный отдел инвентаризации (возможен в составе службы внутренних аудиторов или службы экономической безопасности), либо привлечение сторонних специализированных фирм-инвентаризаторов. На предприятиях малого бизнеса, например, небольших магазинах, складах, постоянно содержать отдельную группу инвентаризаторов экономически нецелесообразно, даже если она проводится ежемесячно. В крупных холдингах отдел инвентаризаций или служба внутреннего аудита – обычное дело. Фактически это та же специализированная фирма-инвентаризатор, но в составе холдинга.

Но не всегда даже крупным предприятиям и холдингам целесообразно иметь свой отдел инвентаризации – к примеру, для банков это явно не профильный отдел. Им не нужно проводить инвентаризацию ежемесячно, она проводится один раз в год, то есть привлечь стороннюю фирму-инвентаризатора экономически выгодно.

Другая причина обращения к независимым инвентаризаторам – не всегда удается создать команду профессиональных, порядочных, надежных специалистов. Отрицательно на это влияет текучка кадров. Проще заключить договор с фирмой на проведение инвентаризации, чем нанимать и увольнять людей.

Не всегда можно провести инвентаризацию даже при наличии штатных инвентаризаторов из-за их малого количества, особенно когда нужно проинвентаризировать нескольких объектов одновременно за короткий промежуток времени, или не хватает квалификации, или есть сомнения в их добросовестности.

Иногда заказчик просто привлекает независимых инвентаризаторов для проверки качества работы штатных инвентаризаторов организации.

Даже когда штатные инвентаризаторы имеют большой опыт, квалификацию и их достаточное количество, но по каким-то причинам они не хотят или не могут выезжать в регионы, особенно на Крайний Север, в Восточную Сибирь и на Дальний Восток, тем более на длительное время, – в таких случаях привлечение независимых инвентаризаторов является нормой (хотя какой там Крайний Север, в Подмосковье уже не каждый поедет).

1.7. Кто такой инвентаризатор?
Инвентаризация опасна и трудна! Почему аудиторы редко присутствуют при инвентаризации? Предельно прикладное значение. Условия работы: инвентаризатор в воде не тонет, в огне не горит. Где на складе «засада»? Золотые украшения и геологоразведка.

Если в общественном сознании аудит, оценка, юридические услуги являются высокоинтеллектуальными видами деятельности, то инвентаризация считается менее престижной и значимой. Это одна из причин, почему аудиторы редко присутствуют при проведении инвентаризации.

Инвентаризация – это сложное, кропотливое, неблагодарное, а иногда и опасное для жизни и здоровья занятие. Если аудит с точки зрения закона это независимое мнение о финансово-бухгалтерской отчетности, то инвентаризация имеет предельно конкретное прикладное значение: учет и контроль имущества и его фактическое наличие.

Инвентаризаторы зарабатывают меньше, чем аудиторы. Рабочий день при этом, как правило, 12 часов. Аудиторы тоже работают, особенно на выезде, в командировках – более 8 часов. Но они сидят в кабинетной тиши, в комфортных условиях. Инвентаризаторы работают в более сложных условиях. Им приходится работать в жару и мороз на открытом воздухе – в поле, в лесу, в неотапливаемых помещениях, морозильных камерах, в цехах с вредным для здоровья производством, иногда в крайне враждебной атмосфере, испытывая психологическое давление со стороны сотрудников инвентаризируемой организации (саботаж, угрозы), самим передвигать, переносить товар и продукцию. Позиция сотрудников инвентаризируемой организации такая: вы пришли, вам надо – вот сами все и делайте. Поэтому желающих заняться инвентаризацией намного меньше, чем юристов, аудиторов и оценщиков.

Подобрать группу инвентаризаторов – настоящих профессионалов, умеющих работать с программным обеспечением, использовать спецприборы, знающих технологию проведения инвентаризации и еще имеющих возможность выезжать в командировки в регионы, особенно удаленные, – это большая удача. Поэтому среди инвентаризаторов случайные люди – не редкость. Многие из них оказались в этой профессии на короткое время ради заработка. Но есть инвентаризаторы от Бога. Инвентаризация для них – родная стихия. Они еще не переступили порог склада, только открыли двери, а уже сразу могут сказать, где и что на нем не так. В инвентаризации приживаются только «рабочие лошадки». Это работа не для «офисного планктона» и «скрепок».

В идеале профессиональный инвентаризатор должен иметь опыт работы зав. складом, бухгалтером, товароведом. Он должен разбираться буквально во всем: в золотых украшениях, сортах рыбы и мяса, других видах продуктов питания, в технике, уметь пользоваться различными программами и специальным оборудованием, знать специфику видов деятельности, например, сельского хозяйства и геологоразведки. Надеюсь, вы понимаете, что реально такого специалиста не бывает. Все умеют и могут, как правило, две категории: студенты и безработные. Поэтому у инвентаризаторов есть специализация.

1.8. Инвентаризация подкралась незаметно
Королева инвентаризации. Условия проведения внезапной инвентаризации. Дежурные «отмазки». Скорая помощь. Виноват присутствующий. Инвентаризация и ревизия, оценка, аудит, восстановление бухучета – спутники бизнеса. Кто крайний?

Из всех видов инвентаризации, на мой взгляд, самая интересная – внезапная, внеплановая. Это - «королева» инвентаризации. Она проводится, как правило, по инициативе руководства или собственника при наличии серьезных оснований. Не буду все подробно расписывать, о внезапной инвентаризации можно написать не одну детективную историю. Главное условие проведения – конфиденциальность до ее начала и внезапность. Существенный момент: если это касается проведения инвентаризации в закрытом помещении (обычно это бывает склад), сообщить заведующему складом о ее проведении только после того, как склад будет уже открыт. Если вы сообщите материально-ответственному лицу до открытия помещения, о ее проведении, велика вероятность, что сразу на склад вы не попадете. Ситуации от «я забыла ключи дома», «украли по дороге», «я взяла не ту связку» до вызова скорой помощи. Нередки случаи замены замков. И надежда на то, что имеется запасной ключ, может не оправдаться.

Инвентаризация нередко является смежной с другими услугами: ревизией, оценкой, аудитом, восстановлением бухучета. Инвентаризация может проводиться самостоятельно как отдельная процедура, либо в составе ревизии финансово-хозяйственной деятельности организации, либо ревизия проводится по результатам инвентаризации; иногда инвентаризация внепланово проводится после аудиторской проверки. Не редко при ее проведении устанавливается неучтенное имущество. В нашей практике это были заброшенные площадки, железнодорожные пути, металлолом, в том числе и цветной, и даже здания, сооружения, автотранспорт. Много неучтенного офисного оборудования, мебели. Для того чтобы поставить их на баланс организации, иногда требуется оценка.
Есть выражение: «Всегда виноват отсутствующий». В инвентаризации все наоборот – виноват присутствующий. Виноваты материально-ответственные лица, находящиеся во время проведения процедуры, которым не удалось найти предлог для своего отсутствия.

1.9. Когда черный юмор во благо
В одну организацию к генеральному директору (назовем его Василий Иванович) приехал собственник. Приезжал он редко, поэтому каждый приезд становился событием. В коллективе постоянно ходили слухи об очередной реорганизации, сокращении штатов, уменьшении заработной платы. Естественно, эти слухи усиливались во время визитов собственника. Один из сотрудников, встретив генерального директора в коридоре, поинтересовался, с чем связан очередной приезд собственника. Генеральный решил пошутить и сказал первое, что пришло ему в голову: «Результаты инвентаризации, проведенной месяц назад, вызвали недоверие у собственника, и он решил провести независимую инвентаризацию». Естественно, был задан следующий вопрос: «Когда?». Ответ был классический: «Скоро, возможно завтра или послезавтра». На следующий день Василий Иванович должен был ехать в командировку. Днем времени на ее подготовку у него не было, поэтому он вернулся в офис поздно вечером. На проходной его встретил радостный охранник. Директор поинтересовался причиной его радости. Он с энтузиазмом ответил: «Работаем!». Оказавшись на территории организации, Василий Иванович увидел свет в большинстве окон административного здания. Он невольно остановился. «Что же случилось?» – удивился Василий Иванович. Повальных пьянок среди сотрудников, тем более в разгар рабочей недели, никогда не было. Чтобы все забыли выключить свет, уходя с работы, тоже невероятно, трудовой порыв вообще фантастика. Дальше было еще интереснее!

Неожиданно свет в окнах стал быстро гаснуть. В некоторых помещениях включался опять, погасал и снова включался. Одним словом, своеобразная светомузыка. Зайдя в фойе административного здания, первое что услышал Василий Иванович: «Ну все… Идет директор!..». Звучало это аналогично фразе: «Тушите свет – мы все попались!». Поднявшись на свой этаж, он встретил главного бухгалтера. Увидев Василия Ивановича, главбух, как привидение, исчезла за дверью своего кабинета и закрылась. Достучаться до нее не получилось. Зато он встретил в коридоре других сотрудников. На вопрос, что же здесь происходит, народ отвечал: «Готовимся к инвентаризации». Тут на Василия Ивановича медленно начало снисходить озарение. Его душа одновременно смеялась и плакала. Зайдя в один из отделов бухгалтерии, он услышал: «Главбух сказала, что скоро будет проводиться независимая инвентаризация, и если вы хотите остаться на свободе и не быть уволенными, то к утру в бухгалтерии нужно навести порядок. Она за всех отдуваться не собирается. За кого конкретно – не уточнила». Наведение порядка сводилось к переписыванию документов.

Как выяснилось позже, все инвентаризации в последние годы проводились формально. В организации провели ревизию. По ее результатам было установлено, что главный бухгалтер вела двойной учет, занималась хищением и мошенничеством. Ее не просто выгнали. Ей пришлось возместить значительную часть похищенного имущества. С тех пор в этой организации сотрудники пугают своих детей инвентаризацией. Кстати, черный юмор оказался проявлен как никогда вовремя. Главбух была только в начале преступной деятельности и еще не успела развернуться с размахом. Сначала собственник не знал, что делать – отблагодарить Василия Ивановича или уволить его. С одной стороны, куда он смотрел, с другой – с его помощью на начальной стадии была ликвидирована преступная деятельность.

1.10. Технология проведения инвентаризации
Устанавливаются видеокамеры. Золотое правило: успеть за один день. Два штрих-кода на одном изделии.

В зависимости от объекта инвентаризации применяются различные технологии. Одни из самых сложных объектов – крупные торговые площади, склады. Такие инвентаризации желательно проводить ночью. В них нередко участвуют одновременно несколько десятков человек. Соответственно требуется большое количество сканеров и другого специального оборудования. Торговая площадь или склад разбиваются на сектора, запасные выходы опечатываются. Для контроля за перемещением физических лиц и товара (продукции) устанавливаются видеокамеры. Обязательно присутствуют материально-ответственные лица, а иногда – представители бухгалтерии и других служб в зависимости от ситуации: они могут идентифицировать товар в случае затруднений. Золотое правило инвентаризации: если есть возможность – закончить ее без перерыва за один день (не оставляя на другой). Когда это невозможно, помещения опечатывают, а инвентаризационные описи убирают в сейфы или шкафы и также опечатывают. Практика показывает: чем дольше длится инвентаризация, особенно когда во время ее проведения идет движение товаров и продукции, тем больше увеличиваются риски получить некорректные результаты работы.

Из нашей практики:
Инвентаризация склада, объект инвентаризации – деталь. На ней два штрих-кода. Один говорит, что это оригинальное изделие, другой – что это аналог. И, соответственно, разная цена. Надеюсь, не нужно объяснять, что это означает.

http://aeko.ru/


 

Добавить комментарий

Защитный код
Обновить

Дополнительная информация

Rambler's Top100
Яндекс цитирования